Das gesamte letzte Jahr war in vieler Hinsicht ein schwieriges Jahr, speziell für die Veranstalterbranche. Viele Veranstalter konnten gar keine Veranstaltungen durchführen. Der Rennbahn Hoppegarten ist es allerdings gelungen ein paar Renntage mit Zuschauern durchzuführen. Wie dies möglich war, welche Maßnahmen umgesetzt und welche Herausforderungen gemeistert wurden hat uns Frank Schumann, Head of Ticketing & Customer Service der Rennbahn Hoppegarten, im Interview verraten.

Frank Schumann, Head of Ticketing & Customer Service der Rennbahn Hoppegarten

Welches waren die wichtigsten Punkte eures Hygienekonzepts, welche zur behördlichen Genehmigung geführt haben? 

Als im Juli 2020 das erste Mal wieder Gäste zugelassen waren, waren die Hauptvoraussetzungen die Einhaltung der AHA-Regeln, sowie die Möglichkeit der Kontaktnachverfolgung durch komplett personalisierte Tickets.

War die Umsetzung eures Hygienekonzepts am Renntag problematisch? Was waren hier die größten Herausforderungen?

Im Gegenteil, wir waren gut vorbereitet, sodass die Umsetzung des Hygienekonzeptes alles andere als problematisch verlief. Die größten Herausforderungen waren dabei die Zuschauerströme am Einlass so zu leiten, dass es dort so wenig Kontakte wie nur möglich gab und im hinter dem Eingang liegenden großflächigen Gelände dann darauf zu achten, dass es bei geringen Kontakten bleibt. Hierbei erwies sich unser weitläufiges Gelände als Fluch und Segen zugleich. Einerseits ermöglichte es uns wieder Gäste zu empfangen, andererseits bestand in der Kontrolle der Einhaltung aller Regeln auf dem eben sehr weitläufigen Gelände eine der größeren Herausforderungen.

Wie waren die Reaktionen der Zuschauer vor Ort?

Die Reaktionen der Gäste vor Ort waren letzten Endes ausschlaggebend dafür, dass die Umsetzung des Hygienekonzeptes ein voller Erfolg war. So hielten sie sich ausnahmslos an alle Auflagen, Wegeleitungen usw. Da gilt unseren Besucher/innen ein großer Dank, wie diszipliniert alle vorgegebenen Abläufe eingehalten wurden.

Angekommen im Jahr 2021 – ihr hattet einige Renntage mit Besuchern geplant und auch schon Tickets für die erste Renntage im April und Mai verkauft. Die Renntage wurden jedoch kurzfristig von den Behörden abgesagt. 

Was war der Grund hierfür und wie lief die Kommunikation mit den Behörden?

Der Hauptgrund war die im Frühjahr immer weiter steigende Inzidenz, sowie die Regelungen sämtlicher Einschränkungen auf Bundesebene. So blieb dem örtlichen Gesundheitsamt, zudem wir von Beginn der Pandemie an einen sehr guten Austausch pflegen, gar keine andere Wahl, als zu unseren Renntagen keine Zuschauer/innen zuzulassen.

Wie lief die Absage? Habt ihr die Tickets rückerstattet oder haben die Zuschauer Gutscheine für kommende Renntage erhalten?

Im vergangenen Jahr haben wir die Ticketkäufer/innen noch entscheiden lassen, ob Sie einen Gutschein akzeptieren, oder Geld ausgezahlt bekommen wollen. Dabei hat sich ein Großteil für einen Gutschein ausgesprochen. Dafür gilt den Ticketkäufer/innen an der Stelle auch noch einmal ein großes Dankeschön. Da die Erstellung der Gutscheine und die ganze Abwicklung drum herum aber einen enormen Aufwand mit sich brachte und wir auch die bundesweite Diskussion um die Thematik der Gutscheinerstattung intensiv verfolgt haben, haben wir uns entschlossen, die in diesem Jahr für die bisher ausgefallenen Renntage erworbenen Tickets komplett zu erstatten.

Glücklicherweise sinken die Inzidenz Werte aktuell und es wird immer mehr gelockert. Wann glaubst du, wird es wieder möglich sein Rennen mit Zuschauern in Hoppegarten durchzuführen?

Da auch im vergangenen Jahr der Juli so etwas wie eine Trendwende mit sich brachte, gehen wir aktuell stark davon aus, dass wir zu unserem nächsten Renntag endlich wieder Gäste in vierstelliger Anzahl empfangen dürfen.

Und weil ihr bei der Rennbahn Hoppegarten einige Erfahrungen sammeln konntet mit der Durchführung von Veranstaltungen mit einem Hygienekonzept und unter strengen Auflagen – was für Tipps hast du für andere Veranstalter?

In erster Linie empfehle ich jedem Veranstalter eine klare und offene Kommunikation in alle Richtungen. Uns kam dies in zweierlei Hinsicht zugute. Zum einen führte unsere von Anfang an positive Kommunikation in Richtung der Behörden zur sofortigen Zulassung von Gästen, als es die pandemische Entwicklung jeweils wieder zugelassen hat und zum anderen haben sich unsere Gäste mit ihrem disziplinierten Verhalten für unsere Kommunikation in ihre Richtung bedankt.

Des Weiteren sollten, wenn möglich, keine Kosten, bzw. mindestens keine Mühen gescheut werden, den Menschen mit der Teilnahme an Veranstaltungen wieder etwas Normalität zurückzugeben. Die ersten Besuche von Veranstaltungen nach einer längeren Pause werden den Menschen sicher in Erinnerung bleiben. Wenn diese Erinnerung dann auch hinsichtlich der Organisation und Durchführung positiv ist, hat das sicher auch einen positiven Effekt auf die Zukunft, Stichworte Kundenzufriedenheit = Kundenbindung.

Vielen Dank an Frank Schumann für das nette und informative Gespräch.

Tickets für die kommenden Renntage findest du hier.