Ob Messen, Schwimmbäder, Museen, Weinfeste oder Bibliotheken: Damit auch während der Corona-Zeit Menschen mit Abstand zusammenkommen können, müssen Besucherzahlen begrenzt und Kontaktdaten DVSGO-konform erfasst und gespeichert werden. Als bewährtes Konzept haben sich Zeitfenster-Tickets durchgesetzt.

Noch bis mindestens Ende des Jahres 2020 sind Großveranstaltungen in Deutschland – wie wir sie kennen – verboten. Mit limitierter bzw. begrenzter Zuschauerzahl (aktuell in der Regel unter 1.000 Besucher) können Veranstaltungen im Einklang mit den aktuellen Hygiene- und Sicherheitsvorgaben aber dennoch stattfinden. Die Vorgaben können von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich sein – einen aktuellen Überblick gibt es hier.

Unter bestimmten Voraussetzungen kann das Kulturleben mit Publikum also stattfinden. In der Regel gelten folgende Bestimmungen für Einrichtungen, Versammlungen und Veranstaltungen während Corona:

Aktuelle Corona-Bestimmungen für Veranstalter, Messen & Kultureinrichtungen

  • Detaillierte Datenerfassung der Besucher (Namen, Adressen und Kontaktdaten aller Teilnehmer) samt Aufenthaltszeit + Einhaltung der max. erlaubten Besucheranzahl
  • DVSGO-konforme Speicherung der Besucherdaten für 4 Wochen – im Anschluss Datenschutz-konforme Vernichtung der Daten
  • Konzept zur Steuerung des Zutritts: Kontaktloser Einlass, Vermeidung von Warteschlangen, Einhaltung des Mindestabstands im Eingangsbereich, möglichst keine Barzahlung
  • Begrenzte Besucheranzahl gleichzeitig erlaubt: Je nach Größe und Art der Location bzw. Veranstaltung unterschiedliche Regelungen in den Bundesländern – sowie Unterschiede zwischen Indoor- und Open-Air-Event
  • Erstellung eines Schutz- und Hygienekonzepts in Abstimmung mit den Behörden

Zeitfenster-Tickets als ideale Einlasslösung in Corona-Zeiten

Durch personalisierte Zeitfenster-Tickets können bereits im Vorfeld viele Bedingungen erfüllt werden: Nicht nur die Zugangssteuerung kann Corona-konform ohne Warteschlange und Kontakt zu anderen Personen durch kontaktloses Scannen der Tickets geschehen, auch die notwendigen Kontaktdaten (und Aufenthaltszeiten) der Besucher*innen werden im Vorfeld aufgenommen und können für Veranstalter und Behörden Datenschutz-konform gespeichert werden.

Mit einem gestaffelten Einlasssystem für ganztägige bzw. mehrstündige Veranstaltungen wie Ausstellungen, Weihnachtsmärkte, Messen, Stadtfeste oder Sport-Events kann die Besucheranzahl immer im Blick gehalten werden. Die Gäste müssen dafür im Vorfeld online Tickets für ein Zeitfenster ihrer Wahl erwerben, das für eine limitierte Anzahl an Besucher*innen zur Verfügung steht. Die Besucherregulierung findet also bereits im Vorfeld statt. So kann gewährleistet werden, dass die maximal erlaubte Anzahl an Gästen zu keinem Zeitpunkt überschritten wird.

Vorteile der Kundendatenerfassung über Online-Zeitslot-Tickets:

  • Besucherregistierung gemäß den Vorgaben der Behörden: Erfassung und Speicherung von Kunden- und Kontaktdaten (Corona- und Datenschutz-konform)
  • Zeitfenstersteuerung: Besucherzahlen in Echtzeit analysieren und regulieren, Einlasssituation entzerren – Vermeidung von Warteschlangen, Tageskassen und unnötigen Kontaktsituationen
  • Kontaktloses Einlasssystem z.B. durch digitale Zutrittskontrolle via QR-Code auf dem Smartphone

Gerade beim Einlass macht eine Zeitfenster-Regelung Sinn, da gerade hier Warteschlangen, Barzahlungen und enger Kontakt vermieden werden sollten. Durch das Zeitslot-Buchungssystem von Ticketmaster ist für jedes Zeitfenster eine limitierte, vom Veranstalter vorgegebene Anzahl an Tickets gemäß der Corona-Bestimmungen für Events oder Einrichtungen verfügbar und die Besuchersteuerung kann jederzeit online bzw. digital beobachtet werden.

Die Zutrittkontrolle selbst kann via QR Code kontaktlos über das Smartphone geschehen. Durch Zeitslot-Tickets sparen sich Veranstalter außerdem Tages- oder Abendkassen und das zugehörige Personal.

Da die Zeitslot-Tickets personalisiert sind, also alle nötigen Kontaktdaten zur Nachverfolgung beim Kauf der Tickets angegeben werden müssen, wird nicht nur die Einlasssituation entzerrt, sondern gleichzeitig die Gästedaten so erfasst, wie es Behörden und amtliche Stellen aktuell vorschreiben. Die digitale Gästeliste und die Kontaktdaten der Besucher können im Falle einer Corona-Infektion zur Nachverfolgung an die zuständigen Behörden Datenschutz-konform weitergeleitet – und auch wieder gelöscht werden. Damit erleichtern personalisierte Zeitfenster-Tickets die vorgeschriebene Anwesenheitsdokumentation während Corona und die Erfassung der Besucherdaten funktioniert rein digital – ohne Stift und Zettel am Eingang.

Hybrid-Veranstaltungen zwischen virtuell und analog im Trend

Immer mehr Veranstalter setzen auf einen Mix aus virtuellen Events und Veranstaltungen mit Publikum. Das bedeutet, einige Teilnehmer*innen sind zuhause via Livestream dabei und eine begrenzte Zahl an Besucher*innen ist vor Ort. So planen etwa ITB und Travel Festival Berlin mit „We Love Travel!“ Mitte Oktober 2020 eine Mischung aus Messe mit Fach- und Tagespublikum vor Ort und im digitalen Raum: Viele Programmpunkte, Workshops und Speaker können im Livestream auf der Website verfolgt werden und auch das Networking wird ins Netz verlagert. Durch Zeitfenster-Tickets wird gewährleistet, dass sich niemals mehr als 1.000 Personen (inkl. Aussteller und Mitarbeiter) im und um den Veranstaltungsort aufhalten.

Für die neue Sonderaustellung „Max Beckmann. weiblich-männlich“ in Hamburg wird die Vernissage im Internet gestreamt, während der Besuch der Hamburger Kunsthalle über Zeitslot-Tickets geregelt wird.

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